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最近エレベータの中でみる三角形はなに…？

エレベータの隅にあるこの三角形は「エレベータチェア」と言う非常用品の収納箱なのです。昨年の東日本大震災の後、脚光を浴びるようになったこのグッズ、中を開けると非常用懐中電灯やペットボトルの飲料水が入っています。そう、地震時などエレベータに閉じ込められた時のために必要なものが入っています。昨年の震災時には首都圏のマンションでも多数の閉じ込めが発生しています。多くのマンションでは翌日までに復旧しましたが、丸一日以上閉じ込められた話も聞きます。首都直下型大地震であれば救出までにさらに時間を要すると言われています。その様なときに活躍するのがコレなんです。では閉じ込められた時にもっとも必要なものはなんでしょうか？　それは・・・。トイレなんですね。閉じ込められた時には飲料水よりもむしろこちらのほうが切羽詰まった問題になってきます。この中には緊急トイレとして専用便座と高吸水性ポリマーシート、トイレットペーパー、消臭剤が入っています。さらには同乗者がいても目隠しになる様に吸盤がついたシートまでついてまさに至れりつくせりになっています。普段は椅子としてちょこっと腰かけられるようになっています。

監査報告書の宛先は誰？

標準管理規約では監事は管理組合の業務執行と財産状況を監査して総会に報告することになっており、これが管理組合においては一般的です。ここで監査報告書の宛先を考えてましょう。考えられる先は①理事長あて、②理事会あて、③組合員あて　の３パタ‐ンでしょうか。このうち①の理事長あてがよくみられるケースですが、これは誤りなのです。正解は③組合員各位です。その理由は、監事は理事会で選任されるのではなく、「総会」によって組合員から選任されるものですから、組合員に対して報告すると言うことになります。

監事の役割として会計監査と業務監査がありますが、ここで言う業務監査とはまさしく、理事会運営が適正にされているか否かを厳正に中立な立場で評価し、報告するものなのです。組合員の目線に立ち、公平・公正に透明な監査をすることが求められると言えるでしょう。もし理事会や理事長宛であると、理事会に不都合な事項を指摘してももみ消されてしまうなんて言うことも考えられますから・・・。

★監事は理事会に不正があれば総会招集を臨時に総会を招集しその状態を正すこともできる、いわば組合員の代わりに監視する正義の味方なんです。監事の存在はややもすると見落とされがちになりますが、とても重要な存在だということを頭の片隅においてください。もし管理組合で監事の役職についている方はその意義を理解してくださいね。

管理組合と自動販売機の設置

▲エントランス前に設置された自動販売機

管理組合ではその会計の不足を補ったり健全な修繕積立金の確保のために、様々な取り組みがなされています。その一つに自動販売機の設置により、自動販売機設置会社からのコミッションを得る方法があります。マンション共用部分の場所を提供するだけで、設置から日常の商品補充や代金回収などのメンテナンスは全て自動販売機設置会社の負担で行います。電気代は管理組合の負担になるのが一般的ですが、近くにオフィスや学校がある。住宅エリアでも通行人が多い、コンビニが近くにない、工事現場が近くにある場合など結構な収入になります。マンションの立地が良い場合には、自動販売機会社から通常のコミッションに加え、特別の販促金の提供がある場合もあります。これら設置に際しては、総会手続を経る必要があります。また、標準管理規約では「使用料」に関しては、それらの管理に要する（自販機の管理のための）費用に充てるほか修繕積立金として積み立てるとされています。一般の管理費とは分けて会計することが健全化のためのポイントです。

居住者以外に販売される場合には、収益事業と考えるのが原則です。現状どこまでみられるのか曖昧なところもありますが、この点も踏まえて検討されるのがよいでしょう。この考え方は共用部分の駐車場外部貸し出しや携帯電話基地局設置協力金などでも同様です。

★なかなか言葉に表しづらい問題です。いろいろな実例、好事例があるのでともに考えていきましょう。

議事録の作成日とはいつのこと？

総会や理事会の議事録の日付をいつにするか迷うことはありませんか。総会の議事録は区分所有法で議長が作成しなければならないと定められています。標準管理規約では議長は理事長が務めることになっていますので、通常は理事長が作成します。ただ実際には管理会社が議事録案を作成し、それに議長が署名捺印してから、議事録署名人が署名捺印するということになります。その観点からみると、議事録作成日と言えるのは、①総会の日、②議長が作成した日（＝議長が署名捺印した日）、③議事録署名人が署名捺印した日のいずれかと言えます。議事録を総会当日に作成することがないこともないですが、総会の後日に作られるのが一般的です。と言うことから、明確に根拠が示されたものはありませんが、議事録作成日は総会の議長を務めた理事長が署名捺印した日付けとするのがよいのではないでしょうか。

★議事録は総会や理事会の正当性を証明する重要な書類です。後々になってのトラブル発生時や場合によっては訴訟など、その記載内容に影響されることもありますので、内容についてはしっかり確認してから署名捺印しましょう。

規約改定する時の問題とその対応

管理規約は管理組合の「憲法」ともいえる重要なルールです。したがってこの管理規約の改定には区分所有者および議決権総数の3/4以上の賛成が必要になります。通常、規約改定の際は新旧の条文を対比させて、どの条文がどのように改定されるかを議案に明示して総会に諮ることになります。規約とはそれだけ重要な事項ですので、議案で通知した条文の表記が間違っていることはあってはならないのですが、どうしても、誤字や表現が明確でないなどが総会で指摘され問題となる場合があります。その場合に厳密な運用するばかりに、枝葉末節の表記にとらわれて、規約改定の主旨が活かされなくなるという事態になりかねません。そこで実務運用としては議案書に「改定の主旨に沿った範囲に限り、若干の字句の追加修正を承認ください」という但し書きを入れることも有効であると考えられます。もちろん主旨に反する追加修正は認められません。

★規約改定の際は、一言一句慎重に。条文に「但し書き」を入れる場合には、必ず本文に謳われている内容に限って「但し書き」するなどの注意が必要です。

マンションの植栽についてのワンポイントアドバイス

マンションのパティオであったりちょっとした花壇であったり、わずかなスペースでも緑の環境があるかないかで物件の印象は大きく変わります。植物の種類はいろいろありますが、陽当たりなど環境面、水やりの手間、予算や管理員の勤務時間の制限など、問題は管理にどれだけ手を入れられるか、ということになってきます。そんな植栽の中で、比較的丈夫で手間をかけずにしかも安価なのが、「カクレミノ」です。メンテナンスするうえでも手間がかからないのがポイントです。

カクレミノ：ウコギ科の常緑樹。葉は濃緑で光沢があり、日陰にも丈夫で、花期の6月～8月にかけては花が咲き実をつける。鉢植えやマンションの植栽の定番。

★植栽は、住む人々の心を癒し、コミュニティの形成にも貢献します。そのマンションの環境にあった植栽により、心和む空間を実現させていきましょう。