総会議事録署名人は誰がする？
管理組合の最高議決機関である総会では通常、議長が議事録を作成することが規約によって義務付けられています。標準管理規約では「議長および議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない」とされています。つまり、総会に出席した組合員であれば、だれでも可と言うことになります。しかし実際にはどうしているかと言うと、理事の方を議長が指名することが多いようです。これは議案の内容を知っていること、議事録の署名捺印に慣れていること、後日の捺印を理事会時に行えるのでわざわざ回収する手間がかからないなど、理事会運営上の理由から、理事を指名するケースが多いと思われます。これはこれで、誤りではありません。ただ、通常の総会は理事会の決議を経て理事長が招集することから、議案の内容によっては、組合員の理解を得辛い案件や場合によっては利益相反することも考えられます。このような場合には、「身内」とも言える理事の方を指名することで、議事録の公平性、透明性を指摘されることもあり得るでしょう。従いまして議事録はいつも決まった理事だけではなく、状況を判断しながら、中立的な組合員の方に署名いただくなどの配慮もあってよいかと思います。
因みに、議事録に記載する内容についてですが、これには特に決められたものがあるわけではありません。総会の成立要件や議事の結果だけの簡単なものから、ＩＣレコーダーで録音して、質疑のすべてを網羅するものまで、やり方は各組合に任されています。これについても署名人と同様、対立する可能性がある場合には、反対意見も含め、適正に記載されることが必要になると言えます。
★たかが議事録・・・ではありません。議事録は総会で揉める事態になった時には証拠となる重要なものです。状況に応じた適切な判断により議事録を残しましょう。